今回はAmazonビジネスで新たに追加された「請求書の個別発行」機能についてご紹介します。
すでにAmazonビジネスを使用していて、グループやユーザーを分けて登録し活用されている方は多いと思います。
事業所やチームごとに発注履歴が残り、発注依頼や決済の権限も設定できるので発注業務の分担も容易にできて便利ですよね！
これまではグループを分けても請求書を分けることが出来ませんでしたが、新機能として「請求書の個別発行」が可能になっています。
請求書による後払いの仕組みを利用できるだけで格段に発注業務の効率化が図れましたが、この新機能でまた便利になっちゃいます。
「グループ」に対して請求書発行設定ができる
請求書個別発行機能の特徴は次の通りです。
①「グループ」に対して請求書個別発行設定を行う
②グループに所属しているサブグループ別に請求書を発行することが出来る
③請求書は月末締め、翌月末払い
④振込先の口座は1アカウントにつき1口座
⑤請求書は毎月1日にメールで管理者へ送付(各サブグループ管理者へのメールも可能)
すでに複数のグループで運用している場合はサブグループの作成は必要ありませんが、 既存のグループでそれぞれ請求書発行設定が可能です。
請求書個別発行の設定方法
請求書個別発行機能の設定方法をご紹介します。
ここで紹介するのはこれまでグループ登録をせずに運用されていた場合を想定しています。
作成するグループとユーザー
●会社アカウント：ホワイト株式会社
→管理者ユーザー：Aさん
→グループ：個別請求書グループ
→グループ：○○支店グループ
→管理者ユーザー：Bさん
→ 購買依頼者ユーザー ：Dさん
→グループ：△△支店グループ
→ 管理者ユーザー ：Cさん
→ 購買依頼者ユーザー ：Eさん
設定の大まかな流れは次の通りです。
1.グループとサブグループの作成
2.サブグループの設定
3.グループ別請求書発行機能の設定
4.ユーザーの登録
グループとサブグループの作成
一括でグループとサブグループを作成する方法をご紹介します。
赤枠のユーザー名部分にカーソルを合わせてメニューを展開↓↓
「ビジネスアカウントの設定」をクリック↓↓
「ユーザーを追加」ボタンをクリック↓↓
「ユーザーを一括追加」をクリック↓↓
「テンプレートをダウンロード」をクリック↓↓
ダウンロードしたエクセルデータの「Eメールアドレス」「追加先グループ」「役割」を編集
・「Eメールアドレス」…現在ログインしている自分のユーザーのアドレス
・「追加先グループ」…アカウント名/グループ名/サブグループ名
・「役割」…全て「管理者」
ファイルが完成したら「参照」でファイルを指定しアップロード↓↓
アップロード状況のプレビューが表示されるので確認して「ファイルをアップロード」をクリック↓↓
これでグループとサブグループが作成されました。
一括ではなく個別で作成することもできます。
サブグループの設定
請求書発行用グループが出来たのでその中に実際の支店のグループを作っていきます。
ビジネスアカウントの設定画面に戻って、ユーザーの管理欄の「グループ」をクリック↓↓
先ほど作成した「個別請求書グループ」をクリック↓↓
個別請求書グループの設定画面が表示されるので再度「グループ」をクリック↓↓
紐づいているサブグループが表示されます。
サブグループ名をそれぞれクリックして設定画面から「支払い方法と配送先住所の共有」をクリック↓↓
支払い方法欄の「[共通の支払い方法]管理者が設定し、ユーザーが利用する」にチェック
配送先住所欄の「[共通の支払い方法]管理者が設定し、ユーザーが利用する」にチェック
「更新」ボタンをクリックして設定を更新↓↓
「配送先住所」をクリック↓↓
「住所を追加」をクリック→「住所をアカウントからインポートする」を選択↓↓
インポート画面が表示されるので「この住所をインポート」をクリックして「完了」↓↓
全てのサブグループで同じ設定をします。
グループ別請求書発行機能の設定
いよいよ請求書個別発行の設定に移ります！
「ビジネスアカウントの設定」をクリックして法人アカウントの設定画面を表示→
「請求書払いの設定」をクリック↓↓
「新しい請求書を設定する」をクリック↓↓
請求書設定の名称と請求先を入力し「次へ」をクリック↓↓
請求書発行軽視の設定で↓↓
①「個別に発行」にチェック
②PDF請求書受信者のメールアドレスを入力
③請求書上の表示の「請求書設定の名称を表示する」にチェック
→サブグループ名を表示させない場合は「表示しない」
グループ一覧が表示されるので「個別請求書グループ」にチェックして「次へ」↓↓
設定した内容が表示されるので問題がなければ「完了」ボタンを押して、設定は終了です！
ユーザーの登録
3.までの設定で請求書の個別発行の準備は完璧に整いました。
支店ごとの購買担当者ユーザーを想定して、ユーザー追加の方法をご紹介します。
ユーザー追加の流れはこうです
①管理者が追加したいユーザごとに所属(グループ)・役割・メールアドレスを登録
②登録したメールアドレスに招待メールが届く
③招待メールの案内に沿って処理をすればユーザー登録完了！
早速見ていきましょう
すでにおなじみ、「ビジネスアカウントの設定」をクリックして設定画面を表示
「ユーザーの追加」をクリック→「ユーザーを一括追加」をクリック↓↓
Eメールアドレス・グループ・役割を入れた一覧表をアップロード↓↓
繁栄には少しかかります
請求書の個別設定が反映されるのは少し時間がかかるようです。
1日、2日かかるとのことですが、私の環境では次の日には反映されていました。
グループの運用やユーザーの登録の仕方など、必ずしも今回ご紹介した方法しかないわけではないですが、誰かの参考になれれば幸いです。
思ったより請求書が多い！？
これは私が実際に体験したことで、普通の人はこんなことには陥らないと思いますが念のため共有したいと思います。
請求書個別発行機能を設定して最初の請求書が届いたときに、明らかに請求書枚数が多いのです・・
その時の想定請求書枚数は、管理者の私の発注分1枚、その他1事業所の分1枚の合計2枚になるはずでしたが、3枚発行されていました。
確認したところ私のアカウントで「その他事業所」として発注を行っていた分が別に起こされていたようです！
つまり、
①法人全体： 管理者(私)
②その他事業所： 事業所責任者
③その他事業所： 管理者(私)
の3枚になっていました。
私がその他事業所分の発注を行うこともあるため、法人全体分で発注を行い経理に分かるようにしておくか、完全にその他事業所内で解決する運用にする必要がありそうです。
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